Documentação

Aceda à página de registo (/registo) e preencha:

•Nome da empresa — Denominação social completa

•NIF — Número de identificação fiscal (opcional no registo, obrigatório para faturação)

•Email e Palavra-passe do administrador

•Nome do administrador

Após o registo, será criada automaticamente uma organização com as configurações iniciais: empresa, taxas de IVA portuguesas, séries documentais para o ano corrente e templates de email padrão.

Em Configurações → Empresa, preencha todos os dados fiscais obrigatórios:

•Nome, NIF, morada completa (rua, código postal, cidade)

•Email, telefone, website

•Capital social e representante legal

•Logo da empresa (aparece nos PDFs)

•Observações padrão (incluídas em todos os documentos)

•Texto de rodapé (impresso no fundo do PDF)

Estes dados são utilizados na emissão de documentos, no SAF-T e no QR-Code.

Em Configurações → Séries, cada tipo de documento tem uma série associada com:

•Tipo — FT, FR, RC, NC, ND, FS, ORC, GT, GR

•Prefixo — ex: "FT 2026"

•Ano — Ano fiscal

•Próximo número — Incremento automático

•Código ATCUD — Código de validação atribuído pela AT

As séries são criadas automaticamente no registo. Pode criar séries adicionais ou editar as existentes (desde que não tenham documentos emitidos).

Em Configurações → Taxas IVA, as taxas portuguesas são pré-configuradas:

•NOR — Taxa Normal 23% (Continente)

•INT — Taxa Intermédia 13% (Continente)

•RED — Taxa Reduzida 6% (Continente)

•ISE — Isento 0%

•NOR-AC — Taxa Normal Açores 16%

•NOR-MA — Taxa Normal Madeira 22%

Pode adicionar ou editar taxas conforme necessário. As taxas são partilhadas entre todas as organizações.

Documento fiscal principal. Requer seleção de cliente com NIF. Linhas com produtos/serviços, quantidades, preços unitários e taxa de IVA. Gera assinatura digital, ATCUD e QR-Code. Pode ter data de vencimento para controlo de pagamentos.

Emissão simultânea de fatura e recibo. Funciona como uma FT mas regista automaticamente o pagamento total no momento da emissão. O documento aparece como "pago" imediatamente. Requer método de pagamento (Dinheiro, TB, MB, etc.).

Para vendas a consumidores finais até €1.000 (Art.º 40.º CIVA). O NIF do cliente não é obrigatório — se não for indicado, assume "Consumidor Final". Sujeita às mesmas regras de assinatura digital.

Comprova o pagamento de uma fatura existente. Ao emitir, selecione a fatura de referência. O sistema atualiza automaticamente o estado de pagamento da fatura (pendente → parcial → pago). Suporta pagamentos parciais.

Retificação de uma fatura (devoluções, descontos pós-emissão, anulações parciais). Requer referência à fatura original e motivo da retificação. O valor da NC é abatido ao saldo do cliente.

Correção em falta de valor numa fatura existente. Requer referência à fatura original. Funciona como um débito adicional ao cliente.

Proposta comercial sem valor fiscal. Tem uma data de validade ("válido até"). Pode ser:

•Aprovado — Muda o estado para "aprovado"

•Convertido — Gera automaticamente uma fatura (FT) com os mesmos dados

•Expirado — Quando a data de validade é ultrapassada

O orçamento mantém ligação ao documento gerado após conversão.

Documentos obrigatórios para circulação de mercadorias. Campos adicionais:

•Morada de carga e descarga (rua, código postal, cidade, país)

•Data/hora de início de transporte

•Matrícula do veículo

A GT é comunicada à AT antes do início do transporte. A GR acompanha a entrega.

Aceda a Documentos → Novo documento. O fluxo de emissão:

1.Selecione o tipo de documento (FT, FR, NC, etc.)

2.Selecione o cliente (combobox pesquisável por nome, NIF ou código)

3.As preferências do cliente são auto-preenchidas: idioma, método de pagamento, prazo de vencimento, motivo de isenção, observações

4.Adicione linhas com produto/serviço (combobox pesquisável), quantidade, preço unitário, desconto e taxa de IVA

5.Defina a data de emissão, data fiscal, data de vencimento

6.Para NC/ND: selecione o documento de referência

7.Para GT/GR: preencha os dados de transporte

8.Reveja os totais (subtotal, descontos, IVA por taxa, total)

9.Clique Emitir

O sistema gera automaticamente: número sequencial, assinatura digital RSA, ATCUD e QR-Code.

Ao selecionar um cliente, as seguintes preferências são preenchidas automaticamente (editáveis antes de emitir):

•Idioma — PT ou EN (afeta o PDF inteiro)

•Prazo de vencimento — Calcula data de vencimento automaticamente

•Método de pagamento — Pré-selecionado (TB, MB, NU, etc.)

•Motivo de isenção de IVA — Aplicado a linhas com taxa 0%

•Observações — Texto padrão do cliente

Estas preferências são configuradas na ficha do cliente (Clientes → Editar → Preferências de faturação).

Na página de detalhe de qualquer documento, clique Duplicar para criar um novo documento pré-preenchido com os mesmos dados (cliente, linhas, observações). Útil para emitir documentos semelhantes sem reintroduzir toda a informação.

Os documentos emitidos nunca são eliminados (requisito legal). Para anular, use o botão Cancelar na página de detalhe. O documento fica com estado "Cancelado" mas permanece no sistema e no SAF-T. Para corrigir valores, emita uma Nota de Crédito (NC).

Cada documento é renderizado em português ou inglês conforme o idioma selecionado na emissão (herdado das preferências do cliente). O PDF inclui:

•Cabeçalho com dados da empresa e logo

•Dados do cliente

•Tabela de linhas com descrição, quantidade, preço, desconto, IVA, total

•Resumo de IVA por taxa

•Totais (subtotal, descontos, IVA, total geral)

•Bloco Multibanco (se referência gerada)

•QR-Code (34mm, conforme DL 28/2019)

•ATCUD e hash de 4 caracteres

•Observações do documento e da empresa

•Texto de rodapé da empresa

Cada documento é assinado com chave RSA-2048 conforme a Portaria 363/2010:

•Fonte da assinatura: InvoiceDate + SystemEntryDate + InvoiceNo + GrossTotal + PreviousHash

•Algoritmo: SHA1withRSA (RSA-SHA1)

•As assinaturas são encadeadas — cada documento inclui o hash do documento anterior da mesma série

•A chave privada é armazenada em variável de ambiente segura (AT_RSA_PRIVATE_KEY_B64)

•A chave pública é derivada da privada em runtime

Se a chave RSA não estiver configurada, o sistema utiliza SHA-256 como fallback (modo teste, não certificado).

Código Único de Documento composto por:

•Código de validação — Atribuído pela AT a cada série documental (ex: AAJFJMVM)

•Número sequencial — Número do documento dentro da série

•Formato: VALIDATIONCODE-NUMBER (ex: "AAJFJMVM-1")

Configurado em Configurações → Séries → campo "Código ATCUD".

Código QR incluído em todos os documentos conforme especificações da AT:

•Campos: NIF emitente, NIF cliente, país, tipo doc, data, número, ATCUD

•IVA detalhado: Base tributável e imposto por região (PT/PT-AC/PT-MA) e por taxa (Normal/Intermédia/Reduzida/Isenta)

•Totais: IVA total, total geral

•Hash: 4 caracteres nas posições 1, 11, 21, 31 da assinatura

•Nº certificação: Número do software certificado

•Tamanho: 300px, correção nível M, renderizado a 34mm no PDF

Em Configurações → Certificação AT, o sistema gera automaticamente o dossier técnico para submissão à AT com:

•Identificação do produtor de software

•Descrição funcional

•Algoritmos de hash utilizados

•Estrutura da base de dados

•Contadores de documentos emitidos

•Chave pública para verificação

•Declaração assinada

Cada cliente tem uma ficha completa acessível em Clientes → Nome do cliente:

•Dados fiscais: Nome, NIF, morada, código postal, cidade, país, email, telefone, código interno

•Notas: Campo livre para informações internas

•Resumo financeiro: 4 cards com total faturado, total recebido, em dívida, em atraso

•Documentos: Lista de todos os documentos emitidos ao cliente

•Recebimentos: Lista de todos os pagamentos recebidos

A partir da ficha pode: editar dados, emitir novo documento, arquivar/reativar, gerar link de conta corrente pública.

Na ficha do cliente (tab "Preferências de faturação"), configure:

•Idioma — Português ou Inglês (o PDF é gerado inteiramente neste idioma)

•Método de pagamento padrão — TB, NU, MB, MBWAY, CC, CD, CH, OU

•Prazo de vencimento — Nº de dias após emissão (ex: 30, 60, 90)

•Motivo de isenção de IVA — Código AT (M07, M09, M19, M26, M30, M40)

•Observações padrão — Texto inserido automaticamente nos documentos

Ao emitir um documento, estas preferências são auto-preenchidas.

Gere um link público da conta corrente do cliente:

1.Ficha do cliente → botão "Conta corrente"

2.O sistema gera um token único e copia o link para o clipboard

3.O cliente acede ao link sem autenticação e vê:

◦Dados da empresa

◦Extrato cronológico com débitos e créditos

◦Saldo acumulado

◦Filtros por data

◦Botão imprimir/PDF

O link pode ser revogado a qualquer momento.

•Arquivar: Clientes inativos podem ser arquivados (ficam ocultos por defeito na listagem)

•Reativar: Clientes arquivados podem ser reativados a qualquer momento

•Pesquisa: Pesquise por nome, NIF, email ou código

•Filtros persistentes: A pesquisa e filtros são guardados na sessão — ao navegar e voltar, os filtros mantêm-se

Em Recebimentos, registe pagamentos manualmente:

•Selecione o documento (fatura/nota de débito)

•Indique o valor pago (suporta pagamentos parciais)

•Selecione o método de pagamento

•O estado da fatura atualiza automaticamente: pendente → parcial → pago

Pagamentos podem ser eliminados (revertem o estado da fatura).

•NU — Numerário (dinheiro)

•TB — Transferência bancária

•MB — Multibanco

•MBWAY — MB WAY

•CC — Cartão de crédito

•CD — Cartão de débito

•CH — Cheque

•OU — Outro

Em Configurações → euPago, configure a integração:

1.Ative a integração e insira a API Key euPago

2.Escolha ambiente: Sandbox (testes) ou Live (produção)

3.Teste a ligação com o botão "Testar"

Após configurar:

•Na página de detalhe da fatura, clique "Gerar referência MB"

•O sistema gera: Entidade, Referência, Valor e Data limite

•A referência aparece no PDF e no email enviado ao cliente

•O callback euPago auto-confirma pagamentos (configura-se no backoffice euPago)

Na página de detalhe de qualquer documento, clique "Enviar por email":

•O destinatário é pré-preenchido com o email do cliente

•O assunto e corpo são gerados a partir do template configurado

•O PDF do documento é anexado automaticamente

•Pode editar o assunto e corpo antes de enviar

•O histórico de envios é visível no fundo da página do documento

Em Configurações → Templates de Email, personalize os 5 templates:

•Envio de documento — Email com PDF em anexo

•Aviso de vencimento — Antes do vencimento

•Fatura em atraso — Após o vencimento

•SAF-T contabilista — Envio mensal do ficheiro fiscal

•Fatura recorrente gerada — Alerta ao administrador

Cada template suporta variáveis dinâmicas (nome do cliente, número do documento, valor, data de vencimento, etc.). É possível repor o template original a qualquer momento.

Em Configurações → Empresa → Notificações de Vencimento:

•Antes do vencimento — Quantos dias antes avisar o cliente (ex: 3 dias)

•Após o vencimento — Dias em que enviar lembretes (ex: 1, 7, 14, 30)

•Notificar cliente — Ativa/desativa emails ao cliente

•Notificar admin — Resumo diário para o administrador

•Email admin — Endereço para receber os resumos

Cada aviso é enviado apenas uma vez por threshold (sem duplicados).

Em Configurações → Empresa → Contabilidade:

•Emails do contabilista — Um ou mais endereços

•Dia do mês — Dia em que o SAF-T é gerado e enviado (ex: dia 5)

•Ativar/desativar — Switch de envio automático

•Enviar agora — Botão para forçar o envio imediato

O sistema gera o SAF-T do mês anterior e envia por email com o ficheiro XML em anexo.

Em Relatórios → SAF-T, exporte o ficheiro SAF-T PT:

•Selecione o período (mês/ano)

•O ficheiro XML é gerado em conformidade com a estrutura 1.04_01 da AT

•Inclui: cabeçalho fiscal, clientes, produtos, tabela de IVA, documentos de vendas e recibos

•Por defeito exclui documentos importados de outros sistemas

•Opção "Incluir importados" para gerar SAF-T completo

Em Configurações → Importar SAF-T, migre dados de outro sistema:

1.Upload do ficheiro SAF-T XML

2.Análise — O sistema apresenta um resumo detalhado:

◦Clientes, produtos, documentos e recibos a importar

◦Distribuição por tipo de documento e série

◦Duplicados detetados (ignorados automaticamente)

◦Warnings de recibos órfãos (faturas de referência não encontradas)

3.Confirmação — Reveja o resumo e confirme

4.Importação — O sistema cria os registos:

◦Clientes: match por NIF (fallback por código)

◦Produtos: match por código

◦Documentos: marcados como importados (imported=true)

◦Séries legadas criadas como inativas

◦Hashes originais preservados

◦Recibos (RC): criam pagamentos associados às faturas

A validação de NIF garante que não importa dados de outra empresa.

Faturas em aberto (FT/ND com estado pendente ou parcial). Agrupadas por documento com valor original, pago e em dívida. Notas de crédito são descontadas automaticamente.

Visão agregada por cliente: total em dívida, em atraso e em dia. Expansível para ver os documentos individuais de cada cliente. Cards resumo no topo.

Extrato cronológico por cliente com:

•Seletor de cliente e filtros de data

•Débitos (FT, ND) e créditos (NC, RC)

•FR gera débito + crédito na mesma data

•Saldo acumulado em cada linha

•Deduplicação inteligente de pagamentos vs. auto-recibos FR

•Exportação CSV

Análise por escalões de antiguidade:

•Corrente (0-30 dias)

•31-60 dias

•61-90 dias

•91+ dias

Permite identificar rapidamente dívidas antigas e priorizar cobranças.

Evolução mensal da receita com gráfico de barras. Filtros por período. Inclui totais de subtotal, IVA e total geral.

Ranking de clientes por volume de faturação. Botões rápidos para filtrar mês/ano. Mostra percentagem relativa com mini-barra visual. Notas de crédito subtraem aos totais.

Resumo de IVA por taxa e região fiscal:

•Regiões: Continente (PT), Açores (PT-AC), Madeira (PT-MA)

•Taxas: Normal, Intermédia, Reduzida, Isenta

•Base tributável e IVA por taxa

•Decomposição por tipo de documento

•NC subtrai aos totais

•Filtros por período

Exportação do ficheiro fiscal SAF-T PT (ver secção dedicada).

Cada organização tem os seus próprios:

•Clientes, produtos, séries documentais

•Documentos, pagamentos, recibos

•Configurações de empresa

•Templates de email

•Backups

•Faturas recorrentes

•Extratos bancários

Os dados são isolados automaticamente — uma organização nunca vê nem acede aos dados de outra. Códigos e números de documento podem ser iguais entre organizações diferentes (ex: duas orgs podem ter "FT 2026/1").

Em Configurações → Equipa (apenas administradores):

Convidar membros:

•Insira o email e o papel (Admin ou Membro)

•O sistema gera um link de convite (válido 7 dias)

•O convidado acede ao link, cria a conta e fica associado à organização

Papéis:

•Admin — Acesso total: configurações, séries, IVA, backups, SAF-T, templates, gestão de equipa

•Membro — Acesso operacional: emitir documentos, gerir clientes e produtos, ver relatórios, registar pagamentos

Gestão:

•Alterar papel (admin ↔ membro)

•Remover membro (disassocia da organização, preserva registos para auditoria)

•Revogar convites pendentes

Ideal para experimentar e micro-empresas:

•10 documentos/mês

•1 utilizador

•20 clientes

•20 produtos

•Sem funcionalidades premium (recorrentes, conciliação, relatórios avançados, euPago, backups, templates, importação SAF-T)

Para pequenas e médias empresas:

•Documentos ilimitados

•Até 5 utilizadores

•Clientes e produtos ilimitados

•Todas as funcionalidades premium: faturação recorrente, conciliação bancária, relatórios avançados, euPago, backups, templates de email, importação SAF-T

Para empresas com necessidades avançadas:

•Tudo ilimitado (documentos, utilizadores, clientes, produtos)

•Todas as funcionalidades premium

•Acesso API

•Pagamento seguro via Stripe (cartão de crédito/débito)

•Toggle mensal/anual (desconto ~17% no plano anual)

•Período experimental de 14 dias nos planos pagos

•Botão "Gerir subscrição" para aceder ao portal Stripe (alterar plano, método pagamento, cancelar)

•O uso atual é mostrado nos cards: documentos este mês, utilizadores, clientes, produtos